Gepubliceerd: 13 november 2016 | Laatste update: 24 augustus 2023
Stiekem ben ik best wel een chaoot en dus ook als het op bloggen aankomt. Ik probeer vaak georganiseerd te zijn en soms lukt me dat ook wel, maar ga bijvoorbeeld niet in mijn slaapkamer of kledingkast kijken ;) Nu heb ik wel al een tijdje een goed systeem bedacht welke voor mij goed werkt om mijn mailbox een beetje overzichtelijk te houden. Om deze tip met jullie te delen maak ik hier graag een blogpost over. Ik lees hier en daar nog wel eens berichten dat sommigen maar geen grip kunnen krijgen op hun mailbox, dingen kwijtraken, mails per ongeluk wissen etc. Nu ga ik dus een aantal tips geven waarvan ik hoop dat je er ook daadwerkelijk wat aan hebt!
Persberichten organiseren
Als blogger krijg je echt ontzettend veel persberichten. Persberichten die bij jou en je blog passen en berichten waar je echt niets aan hebt en je je afvraagt waarom ze je mailen. Zo krijg ik regelmatig persberichten gebaseerd op kinderen; nieuwe kinderwagens, kinderkleding en dat soort dingen. Die wis ik uiteraard gelijk, ik heb daar niets aan. Persberichten waar ik direct iets mee wil gaan doen laat ik ongelezen in mijn mailbox staan en persberichten waar ik later doorheen ga bladeren heb ik in een aparte map ‘persberichten’. Daarin staan persberichten waar ik wellicht iets mee wil gaan doen. Die blader ik dan ook een keer in de zoveel tijd door en kijk of ik een artikel ga maken of voor sommige dingen een apart artikel aanmaak. Voor mij werkt dit zo prima!
Goed e-mailprogramma
Zelf gebruik ik de email van Microsoft Outlook uit het office pakket. Deze heb ik laatst aangeschaft in de vorm van een abonnement. Je krijgt bij dat abonnement dus ook andere programma’s uit de Microsoft Office daarbij. Dit zijn: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote en nog een paar. Zelf heb ik gekozen voor dit Microsoft abonnement en betaal €7,00 per maand. Dit vind ik handig, omdat ik dit gebruik voor mijn bedrijf. Wat ook top is (en ik gebruik van maak) is dat je 1TB opslag krijgt op de Microsoft OneDrive, de cloudopslag. Daarop upload ik mijn blogfoto’s om mijn laptop zo leeg mogelijk te houden en ik kan er ook op mijn telefoon makkelijk bij. Als ik bijvoorbeeld op mijn tablet of telefoon een aantal blogfoto’s wil hebben, dan download ik ze vanaf de cloud en heb ik ze op mijn andere apparaat. Heel fijn!
Gebruik de rode vlag voor opvolgen
Ik denk dat iedereen wel weet dat je in een mailprogramma de beschikking hebt over de markering, in mijn geval een rode vlag. Dat is ook heel erg handig om te gebruiken. Zelf gebruik ik hem bijvoorbeeld voor mailtjes waar ik niet direct iets mee kan of mag doen, maar die wel belangrijk zijn en aandacht nodig hebben op korte termijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een opdracht voor mijn blog. Je kunt je mailbox daarop sorteren, zodat deze belangrijke mails altijd bovenaan staan. Dit werkt voor mij heel goed en die belangrijke mails verdwijnen niet tussen de andere menigte.
Bewaar al je mails over samenwerkingen
Dit is wel een hele belangrijke en kwam bij mij laatst nog van toepassing! Zelf bewaar ik alle mails met betrekking tot samenwerkingen die ik aangenomen heb. Ik raad je aan dit ook te doen! Ik stop ze altijd in een bepaalde map in mijn mail, maar je kunt ze ook downloaden geloof ik. Waarom het belangrijk is? Voorbeeld: ik had een samenwerking met een bedrijf en na enige discussie mocht ik erbij zetten dat het een gesponsord artikel was. Goed, geregeld. Er kwam een vervolg aan de samenwerking en ik had er weer bij gezet dat het gesponsord was en toen kreeg ik dus de mededeling dat dit niet de afspraak was en of ik het weg wilde halen. Gelukkig had ik de originele mail waarin stond dat ik het wél erbij ging zetten en toestemming had, dus dat heb ik doorgestuurd. Als ik die dus niet had gehad begon de hele discussie weer opnieuw. Echt, bewaar ze állemaal!
Wis berichten waar je niets aan hebt direct
Berichten die spam zijn, waar je uiteindelijk niets mee gaat doen of iets anders waardoor ze alleen maar ‘in de weg’ zouden staan; wis ze direct. Je hebt er tenslotte helemaal niets aan, neemt alleen maar ruimte in en je komt het de hele tijd weer tegen. Niet erg handig en ook gewoon verspilling van tijd en opslag. TIP: maak je map verwijderde items ook vaak leeg. Ik weet niet of elk mailprogramma dit automatisch doet, maar als je een mail wist is het niet direct helemaal van de server. Dan moet je de map ‘verwijderde items’ ook nog apart legen als je wilt dat het helemaal van de server af is.
Werk met mappen
Ook dit is een hele handige! Zelf werk ik ook met mappen. Nu heb ik dus al een map ‘samenwerkingen’ en een map met ‘persberichten’. Ook heb ik een map met mails over mijn site (dus bijvoorbeeld van mijn host), een map met persbureaus (als ik met een bureau mail) en ook een map met inlog. Nu gebruik ik niet overal hetzelfde wachtwoord en soms vergeet ik het nog wel eens. Op die manier kan ik het heel makkelijk terugvinden. Sommigen vinden dit niet fijn, maar voor mij werkt dit wel. Oh, ik heb ook een map met de naam ‘facturen’. Ik moet alles bewaren voor mijn blog en facturen sleep ik daar naartoe. Ik kan ze dan makkelijk terugvinden en kom ze niet de hele tijd tegen in mijn mailbox. Als ik mijn kwartaalaangifte moet doen kan ik ze ook zo in een keer terugvinden.
Lees ook:
Deze blog aanbiedingen heb ik maar afgeslagen
14 Facebook groepen waar je meer bezoekers door krijgt
Tag: Mijn blog content tag
Persoonlijke artikelen: wat deel ik wel en wat niet + tips!
